خصائص ومميزات الارشيف الالكتروني
إن مميزات الأرشيف الإلكتروني تسهيل عملية الاستنساخ في عدة أشكال، بسرعة
و بأقل تكاليف من نسخ الورق، كما يمكن تحويله آليا من مكان إلى مكان بفضل الانترنت.
ويمكن للأرشيف الوطني أن يصبح بنك للمعلومات الإلكترونية على مستوى الدولة، يحفظ الأرشيف
على المدى الطويل و يوفر لأصحاب القرار – فوراً عند الطلب- كل المعلومات الضرورية لمساعدتهم
في مهامهم، و فيما بعد للباحثين في حدود الإجراءات القانوني..
أورد الدكتور مساعد الطيار كثير من المميزات للأرشفة الإليكترونية وهي
على النحو التالي:
. توفير الحيز المكاني والاستغناء عن الأرشيف الورقي وأكوام المعاملات والملفات
وغير ذلك .1
. ربط أجزاء المؤسسة فيما بينها مهما تباعدت أماكنها
.2
. سهولة وسرعة نقل الرسائل والوثائق الإلكترونية بين فروع المؤسسة أو خارج
نطاق المؤسسة .3
. سهولة الوصول للوثائق الإلكترونية أياً كان موقع المستفيد أو المستخدم
لهذه الوثائق .4
. مراقبة الوثائق وتحولاتها ومتابعتها وتطورها ومعرفة سير المعاملات داخل
النظام .5
. تعدد نقاط الوصول للوثائق المحفوظة إلكترونيا مما يسهل استرجاع الوثائق
.6
. سرعة الوصول للمستفيدين أياً كان موقعهم وتقديم الخدمات لهم
.7
. التقليل من الأخطاء ومخالفة الأنظمة .8
. التقليل من المراجعات للدوائر الحكومية من قبل المستفيدين
.9
. المركزية في التعامل مع الوثائق وبالتالي عدم التضارب والتكرار في إصدار
الأوامر أو القرارات .10
11.
توحيد المعايير في التعامل مع الوثائق الربط بين المعلومات في أكثر من قاعدة معلومات
سواء داخل المؤسسة الأم أو خارجه.
. الرفع من أداء المؤسسات الحكومية وكذلك مؤسسات القطاع الخاص
.12
13.يعد
البوابة ونقطة البداية للتحول من البيئة التقليدية إلى البيئة الإليكترونية.
المصدر : د. مساعد الطيار: مقال الأرشفة الإليكترونية
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق