المعنى الحقيقي للأرشفة الإلكترونية
يسود اعتقاد بين الناس بأن الأرشفة
الإلكترونية هي عملية تحويل المستندات والوثائق الورقية الي مستندات إلكترونية
وذلك بمسحها عبر أجهزة المسح الضوئي وتخزينها بطريقة ما عبر وسائط التخزين
المتداولة. ووفقا لهذا الاعتقاد فإن كثيراً من المنشآت الحكومية والخاصة تؤمن
إيماناَ لا شك فيه بأنها قد أرشفت كافة ملفاتها ومستنداتها الورقية وأنها جاهزة
للدخول في العالم الرقمي وخوض غمار الحكومة الإلكترونية.
والحقيقة أن هذا المفهوم –لو افترضنا صحته
– يتعارض مع عصرنا الحديث الذي يمتلئ بالمستندات الإلكترونية التي هي أصلاً
مخزنة على وسائط تخزين إلكترونية ولا تحتاج منا الي أي عمليات مسح ضوئي, فهل يعني
هذا أنها مؤرشفة؟ لو كان الأمر كذلك لما كان هناك أي داع لوجود أنظمة إدارة
المحتوى أو أنظمة أرشفة ولأكتفينا بحفظها على القرص الصلب لجهاز الكمبيوتر وينتهي
الأمر.
بالطبع هذا أمر غير منطقي فكل ما قمنا به
هنا هو مجرد تخزين المعلومة وليس أرشفتها أو ما يطلق عليه بالـ Imaging. فالأرشفة تُعنى أساساً بتسجيل
المعلومات التي لها قيمة لمنشأة ما بحيث تتمكن من إدارتها والاحتفاظ بها لأطول
فترة ممكنه أو حتى للأبد. وهذا يعني ببساطة أن الأرشفة الإلكترونية تتمثل في تحويل
المستندات والوثائق عند انتهاء دورتها المستندية الي سجلات قانونية لا يمكن المساس
أو التغيير في محتواها الأصلي بغرض حمايتها وتسهيل الوصول اليها عند الحاجة, فلا
يكفي أن يتم مسح مستند حتى نقول عنه أنه مؤرشف إلكترونيا.
وفي الواقع فإن عملية الأرشفة وفقا لهذا المفهوم
عملية نمارسها جميعا في حياتنا اليومية فأنت عندما تكتب خطابا لأحد ما فأنت
تتعامل هنا مع مستند يمكن التعديل فيه والتغيير لكن بمجرد أن ترسل هذا الخطاب الى
صاحبه فقد تحول الى سجل لا يمكن التعديل فيه لأنه أرسل بالفعل وهنا نحن نتحدث عن
سجل مؤرشف قصرت فترة الاحتفاظ به أو زادت وإن اختلف وسليه الحفظ وطريقته.
وعليه, فإن الأرشفة الإلكترونية هي ببساطة
عملية إدارة السجلات والتي تضمن حمايتها وصيانتها وتسهيل الوصول إليها وتبدأ
من لحظة إنشاء المستند وتنتهي بإتلافه أو تركه محفوظا للأبد, ولا تنحصر فقط في
التخزين أو المسح الضوئي. ويمكن تعريف السجل Record بأنه المعلومات التي يتم
تسجيلها وصيانتها وإدارتها من قبل شخص أو هيئة أو منشأة إما لأغراض قانونية أو
لقيمتها بالنسبة لأعمال المنشأة. ولم تعد السجلات التي على أي منشأة الاحتفاظ بها
محصورة في الورق فقط, بل أصبح يشمل عدداً من مصادر المعلومات التي لم تعد تقل
أهمية عن المستندات الورقية وعلى رأسها البريد الإلكتروني والرسائل الفورية وصفحات
المواقع الإلكترونية والمعلومات المرسلة عبر الشبكات الاجتماعية, فكل هذه معلومات
قد يتوجب تسجيلها وفقاَ لأهميتها.
المصدر:
https://ecmarabia.wordpress.com/2010/11/03/rm/
ليست هناك تعليقات:
إرسال تعليق